Veelgestelde vragen over MAI
Algemene vragen
1
Wat is MAI precies?
MAI is een volledig on-premise AI-assistent speciaal ontwikkeld voor gemeentelijke dienstverlening. Het systeem maakt gebruik van Retrieval Augmented Generation (RAG) technologie om burgers 24/7 te voorzien van accurate antwoorden op basis van uw eigen gemeentelijke informatie.
2
Wat maakt MAI anders dan andere chatbots?
MAI onderscheidt zich door de combinatie van geavanceerde AI-technologie (Azure GPT-4o), volledige controle over uw data (on-premise), open-source componenten (geen vendor lock-in), en de praktijkervaring vanuit Gemeente Montferland. MAI is specifiek ontworpen voor gemeentelijke dienstverlening.
3
Bij welke gemeenten wordt MAI al gebruikt?
MAI draait momenteel succesvol bij Gemeente Montferland en is daar al 5+ maanden in productie. Deze praktijkervaring heeft geleid tot een robuust systeem dat klaar is voor bredere implementatie.
4
Wat is het koploper/ambassadeursprogramma?
Dit is een exclusief programma voor 2-3 selecte gemeentes die voorop willen lopen in digitale innovatie. Als koploper/ambassadeur krijgt u directe invloed op de ontwikkeling en toekomstige features van MAI, intensievere samenwerking, en voorrang bij nieuwe functionaliteiten.
Technische vragen
1
Wat zijn de minimale systeemeisen voor MAI?
MAI vereist drie virtuele machines voor de Docker Swarm-cluster: twee worker nodes en één NFS-storage node. De exacte specificaties hangen af van de verwachte gebruiksintensiteit en worden tijdens de technische assessment bepaald.
2
Welke expertise is nodig voor het beheer van MAI?
Basiskennis van Docker en Linux is voldoende voor het dagelijks beheer. Voor de initiële setup en periodieke updates bieden wij ondersteuning. Verdere kennis over de specifieke componenten (Flowise, Qdrant, PostgreSQL) is handig maar niet noodzakelijk.
3
Hoe integreert MAI met onze bestaande IT-infrastructuur?
MAI kan vrijwel naadloos worden geïntegreerd via de meegeleverde chatbubbel die in uw huidige website kan worden opgenomen. Verdere integraties met zaaksystemen of andere gemeentelijke applicaties zijn mogelijk en worden tijdens het implementatietraject besproken.
4
Wie is verantwoordelijk voor updates en onderhoud?
Wij verzorgen de updates van het MAI-platform. Voor het onderhoud van de kennisbank en het bijwerken van gemeentespecifieke informatie bent u zelf verantwoordelijk, waarbij wij ondersteuning bieden.
5
Hoe worden backups geregeld?
MAI maakt gebruik van de standaard Docker volume backup mechanismen. Daarnaast adviseren wij om de NFS-storage node op te nemen in uw reguliere backup-strategie. Tijdens de implementatie helpen we met het opzetten van een passende backup-procedure.
6
Wat gebeurt er als een node uitvalt?
De Docker Swarm-architectuur zorgt ervoor dat bij uitval van één worker node, de diensten automatisch naar de andere worker node worden verplaatst, zonder onderbreking van de dienstverlening.
7
Is het mogelijk om MAI te integreren met ons Identity & Access Management systeem?
Ja, MAI kan worden geïntegreerd met uw bestaande IAM-oplossing. In de roadmap staat ook een DigiD-koppeling gepland voor gepersonaliseerde dienstverlening.
Privacy en beveiliging
1
Hoe voldoet MAI aan de AVG-eisen?
MAI is volledig AVG-compliant. Alle data blijft binnen uw eigen infrastructuur (on-premise), er is een volledige DPIA uitgevoerd, en het systeem verzamelt alleen noodzakelijke gegevens. De transparante logging zorgt ervoor dat alle interacties beschikbaar zijn voor audit.
2
Wat gebeurt er met gevoelige gegevens die een burger mogelijk deelt?
MAI heeft een koppeling met Elastic om waarschuwingen te geven bij invoer van BSN-nummers en andere gevoelige informatie. Deze waarschuwingen worden gelogd en kunnen worden gebruikt om de opslag van privacygevoelige informatie te voorkomen of te minimaliseren.
3
Worden gesprekken tussen burgers en MAI opgeslagen?
Ja, de gesprekken worden conform AVG opgeslagen in de backend. Deze data wordt gebruikt voor het verbeteren van de dienstverlening en kan worden gefilterd op positieve/negatieve feedback. U bepaalt zelf hoe lang deze data wordt bewaard, conform uw eigen bewaartermijnen.
4
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de data?
Als gemeente bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor alle data die via MAI wordt verwerkt, aangezien alles binnen uw eigen infrastructuur draait.
5
Hoe wordt omgegaan met inzageverzoeken?
Door de transparante logging van alle interacties kunt u eenvoudig voldoen aan inzageverzoeken. Tijdens de implementatie helpen we u met het opzetten van de juiste procedures hiervoor.
6
Is er een verwerkersovereenkomst nodig?
Aangezien MAI on-premise draait en wij geen toegang hebben tot de verwerkte gegevens, is er in principe geen verwerkersovereenkomst nodig. Voor eventuele ondersteuning op afstand kan wel een beperkte verwerkersovereenkomst worden opgesteld.
7
Kan de DPIA worden ingezien?
Ja, de DPIA is publiek beschikbaar voor inzage via de website van Gemeente Montferland: https://www.montferland.info/sites/default/files/2024-12/DPIA%20Chatbot%202.0%20-%20geanonimiseerd.pdf
Implementatie en beheer
Hoe lang duurt het implementatietraject? De technische implementatie van MAI kan binnen één werkdag worden gerealiseerd. De volledige implementatie, inclusief het opbouwen van de kennisbank en training, duurt ongeveer 2-4 weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van uw medewerkers en de complexiteit van uw informatie.
Hoe verloopt het implementatietraject? Het implementatietraject bestaat uit vijf stappen:
- Vrijblijvende demo
- Technische assessment
- Implementatieplan op maat
- Deployment
- Training en kennisbank-ontwikkeling
Welke kennis en informatie moeten wij aanleveren? U dient informatie aan te leveren over veelgestelde vragen, gemeentelijke processen en diensten die via MAI moeten worden ontsloten. Deze informatie vormt de basis voor de kennisbank. Wij helpen u bij het structureren en optimaliseren van deze informatie.
Hoe kunnen we MAI integreren in onze website? MAI wordt geleverd met een chatbubbel die eenvoudig in uw website kan worden geïntegreerd. Deze chatbubbel is volledig aanpasbaar aan uw huisstijl. Onze technische expert werkt samen met uw webmaster om de integratie vlekkeloos te laten verlopen.
Bieden jullie ook training voor onze medewerkers? Ja, wij bieden training voor zowel de technische beheerders als de inhoudelijke medewerkers die de kennisbank gaan beheren. Deze training is inbegrepen in het implementatietraject.
Kosten en business case
1
Wat zijn de kosten van MAI?
MAI heeft geen directe aanschafkosten. U investeert alleen tijd in de implementatie en kennisbank-ontwikkeling. De operationele kosten zijn beperkt tot token usage en/of compute via de Azure deployments, die in de praktijk bij Gemeente Montferland bijzonder laag blijken te zijn. Vanaf 2026 is er een jaarlijkse bijdrage van circa €10.000 voor doorontwikkeling en updates (nog definitief te bepalen).
2
Kunnen we de operationele kosten vooraf inschatten?
Ja, op basis van het verwachte gebruik (aantal vragen per dag/week) en de ervaringen bij Gemeente Montferland kunnen we een goede inschatting maken van de te verwachten kosten voor token usage en compute. Deze kosten blijken in de praktijk zeer laag te zijn.
3
Wat is de ROI en binnen welke termijn kunnen we die verwachten?
De ROI komt voort uit vermindering van werkdruk bij het KCC/frontoffice, 24/7 beschikbaarheid zonder extra personeelskosten, consistente beantwoording, en schaalbare afhandeling van pieken. Bij Gemeente Montferland zagen we al binnen enkele maanden een significant effect op de werkdruk bij het KCC.
4
Hoe verhoudt MAI zich qua kosten tot andere AI-assistenten?
MAI biedt een zeer gunstige kostenstructuur in vergelijking met andere oplossingen, omdat er geen licentiekosten zijn (open-source componenten) en de operationele kosten beperkt blijven tot daadwerkelijk gebruik. De meeste commerciële alternatieven werken met abonnementsmodellen die aanzienlijk duurder uitvallen.
5
Zijn er verborgen kosten die we moeten meenemen in onze begroting?
Nee, er zijn geen verborgen kosten. Alle relevante kosten - implementatie, operationele kosten en toekomstige bijdrage - zijn transparant beschreven. De enige variabele is de inzet van uw eigen medewerkers voor het vullen en onderhouden van de kennisbank.
6
Wat houdt de jaarlijkse bijdrage vanaf 2026 precies in?
Deze bijdrage dekt de doorontwikkeling, updates, en structurele verbeteringen van MAI. Het exacte bedrag (circa €10.000) moet nog definitief worden bepaald en zal afhangen van het aantal deelnemende gemeentes.
Functionaliteit en gebruik
Welke soort vragen kan MAI beantwoorden?
MAI kan vrijwel alle vragen beantwoorden die betrekking hebben op gemeentelijke dienstverlening, mits deze informatie in de kennisbank is opgenomen. Denk aan openingstijden, procedures voor vergunningen, afvalverwerking, parkeermogelijkheden, etc. MAI kan ook doorverwijzen naar de juiste persoon of afdeling als een vraag complexer is.
Hoe accuraat zijn de antwoorden van MAI?
MAI maakt gebruik van RAG-technologie die zorgt voor zeer accurate antwoorden, gebaseerd op uw eigen kennisbank. Het systeem heeft bij Gemeente Montferland bewezen zeer betrouwbaar te zijn en heeft diverse tests op manipulatiepogingen, prompt injecties en jailbreaks doorstaan.
Kan MAI ook worden ingezet voor interne vragen van onze medewerkers?
Ja, MAI kan ook worden ingezet als interne kennisbank voor medewerkers. Hiervoor kan een aparte instance worden ingericht met specifieke interne informatie.
Hoe gaat MAI om met vragen die het niet kan beantwoorden?
MAI is geprogrammeerd om transparant aan te geven wanneer het een vraag niet kan beantwoorden. Het kan in zulke gevallen doorverwijzen naar relevante contactgegevens of suggereren om de vraag anders te formuleren.
Is MAI meertalig?
De huidige versie van MAI bij Gemeente Montferland is Nederlandstalig, maar het systeem kan worden geconfigureerd voor meerdere talen. Dit is vooral relevant voor grensgemeenten of gemeenten met een diverse populatie.
Kunnen we zien welke vragen vaak worden gesteld?
Ja, MAI biedt uitgebreide logging en rapportagemogelijkheden. U kunt zien welke vragen vaak worden gesteld, welke onderwerpen populair zijn, en welke vragen MAI niet goed kon beantwoorden. Deze inzichten helpen bij het verbeteren van de kennisbank.
Toekomstige ontwikkelingen
Wat staat er op de roadmap voor toekomstige ontwikkelingen? De roadmap voor MAI bevat onder andere:
Gebruiksvriendelijke backend voor kennisbankbeheer
Verbeterde veiligheid en monitoring
Documentverwerking (bestanden en foto's delen)
Multimodale interactie (speech-to-text en text-to-speech)
DigiD-koppeling voor gepersonaliseerde dienstverlening
Live-video generatie voor persoonlijkere interactie
Hebben wij als gemeente invloed op de roadmap? Ja, alle deelnemende gemeentes hebben invloed op de doorontwikkeling van MAI. Als koploper/ambassadeur-gemeente heeft u zelfs directe invloed op de prioriteiten en implementatie van nieuwe features.
Kunnen we specifieke functionaliteiten laten ontwikkelen? Voor specifieke gemeentelijke behoeften kunnen we maatwerk leveren. Dit valt buiten de standaard implementatie en roadmap, maar we staan open voor het bespreken van specifieke wensen en mogelijkheden.
Is het mogelijk om later over te stappen op andere taalmodellen? Ja, MAI biedt flexibiliteit in de keuze van taalmodellen. Standaard wordt gebruik gemaakt van Azure GPT-4o, maar er is ook de mogelijkheid om lokale open-source modellen te draaien of in de toekomst andere modellen zoals GPT-NL te integreren.
Hoe wordt MAI verder doorontwikkeld op het gebied van privacy en veiligheid? Privacy en veiligheid blijven topprioriteiten in de doorontwikkeling van MAI. Huidige initiatieven zoals de BSN-detectie worden uitgebreid met meer geavanceerde mechanismen om privacygevoelige informatie te herkennen en te beschermen.
Hoe kunnen we de kennisbank updaten en uitbreiden? De kennisbank kan worden bijgewerkt via de gebruiksvriendelijke interface van MAI. In de roadmap staat ook een verbeterde backend voor het eenvoudiger aanpassen en updaten van de kennisbank. Wij bieden training en ondersteuning bij het beheer van de kennisbank.